ＥＤＩシステム導入をご検討の貴方へ
http://edi.system-proposal.com/ＥＤＩシステム導入をご検討の貴方へEDI導入～失敗しないシステム化
取引先への対応や導入費要などの不安を抱えてはいませんか？
参考までに・・・、システムを導入する場合、まずは目的を明確にすることから
始めてみてはいかがでしょうか。
EDIシステムを導入する前に・・・
あなたはなぜ電子データを使用するのでしょうか？
そもそも費用をかけてまでEDI化する必要があるのでしょうか？
費用をかけ、また、永年続けてきたやり方を変えてまで、導入を決めたシステムです。
・そのシステムで何をすべきかわからない
・操作が難しく、限られた人しか扱うことができない
・運用方法が統一できず、EDIシステムを活かしきれていない
・システム化を行う前よりも作業効率が低下した
・EDIシステムを導入したものの、思ったような成果が得られない
では、せっかくの費用が水の泡。
時間、費用、その他諸々。損失は計り知れません。
そうならないためにも、EDIシステムを導入する目的は明確にする必要がございます。
また、EDIの特徴として、
・取引先の協力が必要不可欠であること
・業界全体の流れに適していること
が挙げられます。
そのため、あなたの会社だけでなく、取引先、及び業界全体が「Win-Win」の関係になることが重要です。
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≪大切なポイント≫
・EDIを導入する目的、及び目標を明確にしましょう
・EDIはあなたの会社だけではできません
・取引先、及び業界全体で「Win-Win」の関係を築きましょう
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なぜ紙の伝票ではいけないの？EDIとは何なの？？
ここで一度、EDIについて見直してみましょう。
EDIとは、受発注や出荷などの情報を電子データでやり取りすることをいいます。
紙ではなく、電子データでやり取りを行う・・・。
そこには３つの理由があります。
理由① 受発注のミスが減少します
人の手を介す以上、注意を払っていてもミスは生じるものです。
発注側の注文ミス、受注側の転記ミス・・・。
落とし穴は常に潜んでいます。
例えば、電話注文を受け付けている場合、
よく見かけるミスが「聞き間違い」です。
電話の場合、注文内容が残らないため、後から確認することもできません。
電子データを使用することで、聞き間違いや転記ミスがなくなります。
また、注文内容を残すことができるため、発注前に確認することも可能です。
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理由② 迅速な伝達が可能です
伝票のやり取りはすべて郵送・・・。
以前はこれで問題ありませんでした。
しかし、今は違います。
届くまで数日かかる郵送は好まれません。
FAXで伝票を送受信する会社が増えてきたのもそのためです。
電子データはインターネット回線を利用することで、
一瞬で取引先と受発注の伝達を行うことが可能です。
予め取引先の情報を登録することで、FAX以上に簡潔な伝達が可能です。
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理由③ ムダをなくします
日々の支出を抑えることが、利益の増加に繋がります。
EDIを導入することで、ムダをなくし、業務を改善することができます。
例えば、下記のような効果が期待できます。
・ミスの減少により、業務を効率よく進めることができます
・伝票やFAXなど紙を使用しないため、用紙代が節約できます
・電話番や打込み係が不要になるため、人件費が削減できます
・顧客の注文にすぐに対応できるため、信頼を高めることができます |
これらは、EDI化する上で自然に得られるメリットです。
加えて、EDIを活用することで、業務の質を高めることもできます。
EDIシステムを使用することにより、受発注などの業務データがデータベースに蓄積されます。
もちろん、業務データは手入力する必要がありません。
このデータを用いることで、マーケティング計画や在庫計画などの計画立案に役立てることができます。
また、顧客属性や電子タグと組み合せることで、マーケティング活動の実現も可能です。
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≪大切なポイント≫
・業務スピードが向上します
・コスト削減が実現できます
・業務データを活かすことで、更なる成長が見込めます
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EDIシステムを導入すると何ができるの？
一言でEDIといっても、できることは様々です。
・電子データのやり取りがしたい
・業務の効率化を図りたい
・高度な仕組みを取り入れたい
などなど、ここに挙げた例はあくまで一例に過ぎません。
そのため、“何がしたいか”を明確に定める必要があります。
冒頭でも述べましたが、目的、及び目標が揺らいでいると、
導入したシステムが水の泡になりかねません。
以下、ご参考までに、システム規模の異なる３つの要望例をご用意いたしました。
あなたのイメージが鮮明になれば幸いです。
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①電子データの送受信・変換(トランスレータ)を低価格で実現したい
取引先との間で確実にデータを送受信する「データ通信」機能。
そして、受け取ったデータを自社システムに適した形式に変換する「データ変換」機能。
電子データの送受信と変換を行うことができれば、EDIとして成り立ちます。
最低限の機能に絞り込む代わりに、導入費用を安く抑えることが可能です。
・取引先からEDI化の要請を受けたが正直乗り気でない
・EDIへの移行が心配なので段階を踏みたい
などの場合にオススメの案です。
必要に応じて、通信手順(JCA手順、全銀TCP/IP手順、JX手順、ebXML MSなど)や
変換形式(CII、EDIFACT、JCA、全銀など)の拡張が可能です。 |
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②EDI非導入の取引先との受発注を効率化したい
Web-EDIを使用した受注やFAXの自動発注を実現します。
・通話料やVAN利用料を削減したい
・取引先との情報共有を図りたい
・EDIを要請した取引先に導入費用を理由に断られた
・今まで通りFAXで発注して欲しいと要請された
などに該当する場合にオススメの案です。
Web-EDI最大の特徴は「導入の容易さ」です。
ネット環境とパソコンがあれば使用することができるため、取引先に容易に導入していただくことが可能です。
（指定したサイトから発注を行っていただくだけですので、導入とすら言わないかもしれませんね）
ブラウザ上では、業務データの参照や発注入力、帳票の印刷、ファイルのアップロード・ダウンロードが行えます。
ファイルの送受信が可能なため、既にEDIを導入している取引先は、CSVや固定長データをお送りいただくだけで使用できます。
一方、FAXの自動発注は取引先ごとに発注書の形式を変換することが可能です。
EDI非導入の取引先が多く、手作業でのFAX発注に追われそうな方は是非、ご検討ください。
業務データをもとに、帳票作成やFAX送信を自動的に行います。
印刷代や用紙代がかからないため、コスト削減にも繋がります。 |
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③蓄積されたデータをマーケティングや在庫管理に活かしたい
業務データが自動的にデータベースに蓄積されるわけですから、これを活かさないのはもったいない！
EDIは取引業務を効率化するだけではありません。
迅速かつ正確に蓄積されるデータを利用し、より付加価値を生む業務へ応用してこそ、真の価値を発揮いたします。
例えば、月別に商品の出荷状況をグラフ化してみましょう。
春～夏にかけてよく売れているので在庫を多くしよう、この商品は年々売れ行きが下がっているので取扱わないようにしよう、などの情報を掴むことができますよね。
また、あなたの会社に留まらず、複数の取引先と協力し、情報交換を行うことで更に大きな成果が期待できます。
商品の生産・在庫・販売関連の計画や実績情報を共有・分析することで、需要の予測や在庫数量、発注数量の最適化を図ることが可能となります。
在庫削減や欠品防止のため、お互いが協力して的確に在庫補充を行うという考えです。 |
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≪大切なポイント≫
・EDIとは、伝票などを電子データとして交換することを指します
・“何をしたいか・どうなりたいか”、EDI化する明確なイメージを持ちましょう
・業務の効率化で満足せず、蓄積されたデータをどう活かすかを意識しましょう
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EDIシステム導入・・・さいごに
EDIに限らず、システムは「納品して終わり」ではありません。
その後の保守が重要となります。
例え良いシステムを導入いたしましても、時代の流れに適応できなければ宝の持ち腐れですよね。
また、一度壊れたら使い物にならない、では話になりません。
このような問題に対応するため、保守が必要なのです。
しかし、10年存続できる会社は１割程度と言われています。
保守を続けようにも、会社がなくなってしまっては元も子もありません。
システムは実績と経験の蓄積です。
私は、永年のお付き合いがベストソリューションの原点と考えています。
末永くシステムをお使いいただくためにも、末永いお付き合いをご検討願います。
尚、こちらでご紹介した例以外にも、ご要望に沿ったシステムをご提供いたします。
例えば、「発注・出荷・受領・返品・請求・支払など多岐に亘る機能を一つのシステムに集約したい」などの実現も可能です。
まずは一度、お問い合わせください。
ご要望がまとまらない場合も、現在の思いを伝えていただければ、幸いです。
その場合、微力ながら私 野口も一緒になって、最善の案を考えさせていただきます。
■お問い合わせ
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